Even leek het erop dat er meer mogelijk zou zijn, maar de laatste persconferentie loog er niet om. De introductieweken van aankomende studenten moeten zoveel mogelijk online plaatsvinden. Organisatoren door heel Nederland zetten alles op alles om kersverse studenten toch een warm welkom te heten.
De Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam die op 24 augustus begint, is dit jaar met 4.000 deelnemers de grootste tot nu toe. Voorzitter en penningmeester Wouter Christiaansen vertelt dat er al snel na de aankondiging van de eerste maatregelen werd ingezet op een digitale week. Wel waren er wat kleinschalige activiteiten bedacht die aan de richtlijnen voldeden. “Maar we moeten ook rekening houden met wat er gebeurt na afloop van onze evenementen,” vertelt Christiaansen. “Het is natuurlijk niet de bedoeling dat we indirect risicovol gedrag faciliteren. Omdat niet kan worden voorkomen dat groepjes na afloop toch gezellig samen een biertje gaan drinken in het park, is uiteindelijk besloten om alle fysieke evenementen te schrappen.”
Van polsbandje naar platform
Dat ook de kleinschalige fysieke evenementen niet door kunnen gaan is jammer, maar kwam niet als een verrassing. “We zijn inmiddels wel voorbereid op dingen die jammer zijn,” lacht Christiaansen. De Intreeweek zal nu volledig digitaal plaatsvinden via ‘Introcloud’, het digitale platform van de Amsterdamse start-up Tactile. Christiaansen: “Toen alles in de soep leek te lopen, benaderde Tactile ons al snel met het idee van een digitaal platform. Ik kende de jongens van Tactile al via mijn studievereniging, dus ik had er direct het volste vertrouwen in.”
Tactile deed al eerder zaken met de Intreeweek en andere introductieweken door het hele land. Ook hun plannen vielen in het water. “De afgelopen jaren was Tactile verantwoordelijk voor verschillende digitale interacties voor introductieweken en andere organisaties,” vertelt Bas Leunissen, een van de oprichters van het bedrijf. “Een van de bekendste interacties is digitaal betalen met een polsbandje. Daarnaast kan het polsbandje bijvoorbeeld gebruikt worden voor toegangscontroles bij evenementen, om tijdens een feestje op muziek te stemmen en om betaalverzoeken te sturen via onze app.”
Toen bleek dat er geen fysieke evenementen konden worden georganiseerd, besloot Tactile de polsbandjes in samenwerking met onder andere het bestuur van de Intreeweek uit te breiden naar een volledig digitaal platform. “Aangezien de eindexamenperiode al een grote teleurstelling is geweest, wilde Tactile zich inzetten om aankomende studenten op zijn minst een leuke introductieperiode te bezorgen,” zegt Leunissen. “We zijn direct in gesprek gegaan met introductieweken om uit te zoeken hoe we ondanks corona toch een vette week konden neerzetten.”
Zelf vormgeven
Hier is uiteindelijk Introcloud uit voortgekomen: een platform waarop digitale evenementen kunnen worden georganiseerd, maar waarop ook fysieke evenementen gemonitord kunnen worden. Doordat deelnemers digitaal moeten inchecken bij een evenement, kan er precies worden bijgehouden hoeveel mensen ergens zijn.
We zijn direct in gesprek gegaan om uit te zoeken hoe we ondanks corona toch een vette week konden neerzetten
“Organisatoren kunnen het platform zelf vormgeven door uit verschillende pagina’s te kiezen,” vertelt Leunissen. “Voorbeelden hiervan zijn een Crazy 88-pagina waarop mentorgroepjes door middel van foto’s en video’s uitdagingen kunnen voltooien, en een pagina waarop je andere deelnemers kunt leren kennen door op een Tinder-achtige manier te swipen tussen mensen met vergelijkbare interesses.” Verder kunnen groepjes via het platform met elkaar chatten, op een digitale manier feesten en andere evenementen bijwonen. Ter illustratie: het eindfeest van de Intreeweek wordt dit jaar vervangen door een livestream van drie dj’s die op verschillende UvA-locaties draaien.
Leids succes
“Het was even spannend, maar het platform blijkt in praktijk een groot succes,” vertelt Mirte Haanappel.
Zij is voorzitter van de EL CID, de algemene introductieperiode van Leiden die maandag 3 augustus van start ging. De EL CID heeft ervoor gekozen om ook fysieke evenementen te organiseren die voldoen aan de richtlijnen. Om te zorgen dat de ruim 4.000 deelnemers goed verspreid worden, duurt de Leidse introductieperiode dit jaar drie weken in plaats van vijf dagen.
“We hebben een heel ingewikkeld blokkenschema gemaakt om iedereen zo goed mogelijk te spreiden,” vertelt Haanappel. “Voor ons als organisatie is het natuurlijk wel zwaar, maar voor de deelnemers is het heel leuk om ondanks alles iets fysieks te kunnen doen. Ze kijken hier echt naar uit, dus het is alle moeite helemaal waard.”
Volgens Haanappel geven deelnemers aan dat ze de introductieperiode veel leuker vinden dan ze van tevoren hadden gedacht. De livestreams worden goed bekeken en het platform van Tactile wordt volop gebruikt. “Wanneer we tijdens evenementen meekijken in de chat, merken we dat deelnemers echt trots zijn op hun eigen groepje en elkaar al goed hebben leren kennen,” aldus Haanappel. “Zo nu en dan zien we zelfs dat een groepje een eigen Instagram-account heeft aangemaakt. Dat is natuurlijk hartstikke tof.”
